In vrijwel elke moderne organisatie groeit het aantal gebruikte apps razendsnel. Voor communicatie, projectbeheer, klantrelaties, interne afstemming — voor vrijwel elke taak is er inmiddels een aparte tool beschikbaar. Wat ooit begon als een middel om efficiënter te werken, is uitgegroeid tot een complex web van losse systemen, waarin overzicht, veiligheid en controle steeds lastiger worden.
Deze ontwikkeling, bekend als app overload, is vandaag de dag één van de meest onderschatte bedreigingen voor bedrijven.
Wat is app overload?
App overload verwijst naar de situatie waarin organisaties zóveel verschillende apps gebruiken, dat het overzicht verloren gaat, werkprocessen versnipperen en beveiligingsrisico’s toenemen.
Waar één centraal systeem voldoende zou zijn, gebruiken veel bedrijven tientallen losse apps naast elkaar — elk met hun eigen wachtwoorden, updates en beveiligingsinstellingen.
Deze situatie ontstaat vaak langzaam. Een paar extra apps lijken handig om het werk makkelijker te maken. Maar als iedereen zelf apps toevoegt, groeit het aantal ongecontroleerde tools snel. Voor je het weet beheert een organisatie geen set oplossingen meer, maar een verzameling van losse tools.
En die verzameling groeit sneller dan ooit:
- Bedrijven gebruiken gemiddeld tussen de 112 en 130 apps tegelijk (BetterCloud, 2024).
Hoe ontstaat app overload?
De opkomst van cloudgebaseerde software (SaaS) heeft het installeren van nieuwe tools laagdrempeliger gemaakt dan ooit. Een account aanmaken kost hooguit een paar minuten — en er is zelden IT-goedkeuring voor nodig.
Ook de druk om sneller te werken speelt mee. Medewerkers zoeken zelf naar oplossingen die hen helpen hun doelen te halen. Vaak zonder dat ze het overleggen met anderen.
Bij een gebrek aan duidelijke afspraken gaat het al snel mis:
- Teams gebruiken verschillende apps voor dezelfde taken.
- Gegevens worden verspreid opgeslagen.
- Verouderde en slecht beveiligde apps blijven actief.
Zo groeit er langzaam een verzameling van tools die steeds moeilijker te beheren zijn.
Wat zijn de risico’s van app overload?
Nu we weten wat app overload is en hoe het ontstaat, kijken we naar wat er mis kan gaan. App overload is namelijk veel meer dan alleen maar “een beetje rommel”. De risico’s zijn serieus en raken bijna alle onderdelen van je organisatie:
1. Grotere kans op cyberaanvallen
Elke app die buiten de controle valt, kan een zwakke plek zijn.
- Verouderde software zonder beveiligingsupdates
- Slecht beheerde gebruikersrechten
- Gegevens die zonder encryptie worden opgeslagen
Een onbeveiligde app kan een ingang zijn voor cybercriminelen — met alle gevolgen van dien.
2. Problemen met wet- en regelgeving (compliance problemen)
Gebruik je apps die niet voldoen aan de wetgeving, zoals de AVG/GDPR? Dan loop je niet alleen het risico op flinke boetes, maar ook op reputatieschade — bijvoorbeeld als klantgegevens op straat komen te liggen of als blijkt dat je organisatie privacyregels niet serieus neemt.
3. Versnipperde data
Als je gegevens verspreid zijn over tientallen apps, raak je al snel het overzicht kwijt. Je mist een compleet beeld van wat er speelt — en dat heeft gevolgen.
Teams werken langs elkaar heen, omdat ze niet dezelfde informatie gebruiken. Er ontstaan sneller fouten, simpelweg omdat niemand precies weet wat waar staat. En er gaat veel tijd verloren aan zoeken naar documenten, notities of de juiste versie van een bestand.
4. Onnodig hoge kosten
IT-kosten stijgen vaak sneller dan gepland als het applicatiegebruik niet actief wordt beheerd. Een stille geldlek waar veel bedrijven zich niet eens van bewust zijn.
5. Impact op medewerkers
Werknemers die dagelijks tientallen apps moeten gebruiken, worden geconfronteerd met:
- Productiviteitsverlies:
Elke keer als iemand schakelt tussen verschillende tools, gaat er mentale energie verloren. Taken duren langer, focus verdwijnt en werk raakt versnipperd. - Concentratieverlies:
Meldingen, wachtwoorden, interfaces — de constante stroom aan prikkels maakt het lastig om werk te doen. Je brein blijft in de “overlevingsmodus” hangen. - Technologie stress:
De druk om constant nieuwe tools te leren en alles bij te houden, leidt tot frustratie, onrust en soms zelfs burn-outklachten. Technologie zou moeten ondersteunen — niet overbelasten.
Hoe herken je app overload in jouw organisatie?
Je hoeft geen expert te zijn om app overload te herkennen. Let op deze signalen:
- Medewerkers klagen over te veel systemen
- IT heeft geen overzicht van alle gebruikte apps
- Informatie is verspreid en lastig terug te vinden
- IT-kosten stijgen sneller dan gepland
- Er zijn vaker kleine beveiligingsincidenten
Als je één of meer van deze signalen ziet, is de kans groot dat app overload al een probleem is.
Wat kun je doen tegen app overload?
Zelfs als je al midden in een app-jungle zit, kun je terug naar overzicht en controle. Dit zijn de belangrijkste stappen:
Stap 1: breng alle apps in kaart
Inventariseer welke apps worden gebruikt, door wie, en waarvoor. Zonder overzicht kun je niet sturen.
Stap 2: evalueer en rationaliseer
Schrap overbodige of dubbele tools en stel duidelijke eisen op voor welke apps wél toegestaan zijn. Minder apps betekent minder risico en lagere kosten.
Stap 3: werk met geïntegreerde systemen
Kies voor geïntegreerde platforms die meerdere functies combineren. Minder losse tools = minder risico en meer focus. (Microsoft 365 is daar een voorbeeld van, één van de specialisaties van RealNetwork)
Stap 4. Beveilig je app-landschap
Alleen goedgekeurde, actuele en veilige apps mogen gebruikt worden.
Stap 5. Train je medewerkers
Getrainde medewerkers gaan verstandiger en veiliger om met technologie.
Wat levert het op als je grip krijgt op je apps?
Organisaties die bewust sturen op hun applicatielandschap merken snel verschil:
- Lagere IT-kosten
- Sterkere beveiliging
- Betere samenwerking tussen teams
- Minder technologie stress bij medewerkers
- Grotere flexibiliteit en innovatiekracht
Minder losse apps betekent simpelweg: meer controle, meer rust en meer resultaat.
Minder apps, meer controle
Te veel losse apps vormen een serieus bedrijfsrisico. Zonder in te grijpen blijft het aantal apps in je organisatie groeien, met hogere kosten, grotere kwetsbaarheid en minder veerkracht als gevolg.
Door bewust te inventariseren, evalueren en beveiligen, breng je je organisatie terug naar waar technologie voor bedoeld is: ondersteunen, versnellen en beschermen.
Want niet kiezen is ook kiezen – maar dan voor meer risico, hogere kosten en lagere prestaties.
Tijd om het overzicht terug te pakken
Genoeg van de app-overload? Met één geïntegreerde oplossing zoals Microsoft 365 werk je slimmer, sneller en rustiger. RealNetwork helpt je om de juiste tools op de juiste manier in te zetten — zonder gedoe.
Ontdek hoe wij jouw werkdag kunnen vereenvoudigen. Plan een vrijblijvend gesprek in.
